- 11. únor, 2013
- Jiří Brázda
- Osobní rozvoj
Také u Vás při zatmění slunce mizí ředitel?
Jako děti jsme si hrávali na tichou poštu. Kdo by tu hru neznal - bývala to legrace, zejména pak to pátrání, kdo předávanou informaci překroutil. A následné hádky typu: „Přece jsem Ti jasně říkal XYZ!“ – „Nauč se mluvit, nebylo Ti rozumět, přišlo mi to jako ABC!“
V dospělosti už na tichou poštu nehrajeme, dalo by se říct, že se umíme domluvit. Přesto však dochází často až k absurdním situacím při předávání informací, které pak končí stejnými hádkami jako u tiché pošty. Moc se mi líbí jeden už letitý vtip, který – samozřejmě s velkou mírou nadsázky - zkreslení předávaných informací ilustruje:
- Instrukce ředitele náměstkovi: Zítra v 9 hodin je zatmění slunce, tedy něco, co se každý den nevidí. Ať pracovníci nastoupí v pracovním oděvu na nádvoří. Při pozorování tohoto řídkého jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět a v tom případě půjdeme do jídelny.
- Instrukce náměstka vedoucímu odboru: Na pokyn ředitele bude zítra v 9 hodin zatmění slunce. Bude-li pršet, nebude to možné na nádvoří v pracovním oděvu vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se každý den nevidí.
- Vedoucí odboru vedoucím oddělení: Na pokyn ředitele dojde zítra v 9 hodin ke zmizení slunce v pracovním oděvu. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den.
- Vedoucí oddělení skupinářům: Bude-li zítra v jídelně pršet, tedy něco, co se každý den nevidí, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu.
- Skupináři pracovníkům: Zítra v 9 hodin zmizí náš ředitel. Škoda, že se to nevidí každý den.
Proč k tomu dochází?
Dalo by se říct, že v zásadě proto, že jsme zapomněli, co nás hra na tichou poštu naučila. Zapomněli jsme, že když informaci předáváme, musíme ji předávat tak, aby ji druhá strana rozuměla. A při přijímání zase dávat pozor, co je nám sdělováno, abychom všechno zaznamenali a pochopili správně.
Samozřejmě můžete namítnout, že u tiché pošty stačilo jen pořádně artikulovat a ke zkreslení informace nedošlo, zatímco například při předávání instrukcí podřízenému je nutné vysvětlit složitý problém. Princip však zůstává stejný – informace musí zaznít jasně a to nejen co do hlasitosti a artikulace, ale také co do významu.
Problém je v tom, že naše školství nás správnému vyjadřování příliš nenaučilo. Učitelé po nás chtějí znalost informací a dat, ale formulovat své myšlenky jasně a cvičit se v tom, na to už čas nebyl (resp. to možná nikoho nenapadlo dát do osnov).
Světlo na konci tunelu?
Samozřejmě vyvstává otázka, zda se tento problém dá řešit. Dobrá zpráva je, že ano. A to ve dvou rovinách:
- Pokud jsem v roli předávajícího, mohu se snažit procvičovat své vyjadřovací schopnosti. Zajímavým tipem je procvičovat se v tomto umění tak, že budete složité věci vysvětlovat malým dětem. Pokud se naučíte vyjadřovat tak, že Vám děti rychle porozumí, máte napůl vyhráno! Je to samozřejmě běh na dlouhou trať a navíc takto vyřešíte jen půlku problému. I když budete mluvit jako nejlepší řečník, přesto Vás druhá strana nemusí pochopit (například proto, že je nepozorná).
- Proto musíte provést ověření (tzv. verifikaci) – ať už jste na straně předávající nebo přijímající. Pokud předáváte informaci, je vhodné požádat přijímajícího, aby Vám znovu popsal, co jste mu řekl. Nestačí však pouhé „Rozuměl jste?“ (kladná odpověď znamená, že si dotyčný myslí, že rozuměl správně, i když tomu tak není). Je nutné doplnit například: „OK, jak tedy budete postupovat?“ Tady už musí druhá strana předvést, že problém chápe. A pokud jste na straně přijímající, použijte formulaci: „OK, pokud jsem to tedy správně pochopil, mám udělat…“.
V písemné formě (např. emailu) doporučuji při sdělení používat odrážek namísto dlouhých souvětí a rozsáhlých odstavců. Dobrým tipem je také namísto odrážek používat číslování. Není totiž výjimkou, že napíšete email s 10 body, které se mají udělat či zodpovědět a druhá strana Vám odpoví jen na 7 z nich. Pokud jsou body očíslované, stačí je odpovědět: „Děkuji za Vaše odpovědi, prosím ještě o zpracování bodů 2, 4 a 5″.
pište: